1. A felkészülés fél siker

A felkészülés egyszerre jelenti a technikai háttér biztosítását, az audiovizuális üzenet átgondolását és ellenőrzését, valamint az adott programra való előkészületeket is.

• Érdemes még a megbeszélés előtt tesztelni a kamera, a hangszórók és a mikrofon működését, mert könnyen feszélyező perceket okozhat és türelmetlen partnerekkel találhatjuk szembe magunkat, ha nem tesszük. A kamera tesztelése során arra is fordítsunk figyelmet, hogy elég jó-e a megvilágítás, illetve milyen környezet (rend és intim részlet) lesz látható a másik fél számára.
• Nem sugall professzionalizmust, ha a beszűrődő zajok, legyen az akár az utca zaja vagy a belső környezet hangja (kávéfőző, háztartási gépek, csacsogó munkatársak vagy családtagok) megnehezítik a kommunikációt. (Amennyiben a kommunikációs alkalmazás lehetőséget ad rá, kapcsoljuk be a hátsó zajt kiszűrő funkciót.)
• Annak érdekében, hogy a figyelem rajtunk maradjon, illetve hogy ne a környezetünk öntudatlan pásztázása kösse le partnerünk figyelmét, érdemes semleges, inkább világosabb, kevésbé mozgalmas látványt nyújtó, ha úgy tetszik „ingerszegényebb”, vagy a személyes professzionalitást sugalló (pl. könyvespolc) hátteret választani.
• Míg az irodából beszélgetve jellemzőbb, hogy a hitelességünket az öltözékünk is aláhúzza, ha home office-ból jelentkezünk be, kissé túlöltözöttnek hatna egy blézeres, zakó-nyakkendős bejelentkezés, de smart casual-nál (megközelíthető, de professzionális megjelenésnél) ne adjuk alább.

Jó tudni, hogy a munka hatékonyságára is kihathat, ha csak a kamera látószögében szalonképes a megjelenésünk. Vagyis tetőtől talpig érdemes „munkához öltözni”. Így akkor sem jöhetünk zavarba, ha fel kell állni a gép mellől és így a teljes alakunk is láthatóvá válik.

Különösen érdemes figyelni a hajunkra, illetve nőként a sminkünkre is: a kamera (és a megvilágítás) csalóka képe okán ha ezt elhanyagoljuk könnyen „nyúzott” benyomást kelthetünk.

• Tegyük könnyen elérhetővé azokat a dokumentumokat, jegyzeteket, melyekre feltehetően a beszélgetés során szükségünk lehet. Egyrész készítsük a gép közelébe őket, illetve nyissuk meg a gépen azokat a dokumentumokat a megfelelő oldalon, amelyeket esetleg meg szeretnénk osztani (screen share) a többi résztvevővel.
• Amellett, hogy nem elegáns, nem tűnünk sem figyelmes, sem professzionális partnernek, ha a beszélgetés alatt jut eszünkbe, hogy készítsünk egy kávét vagy hozzunk egy pohár vizet. Ezeket érdemes, ahogyan egy hagyományos megbeszélés során is, előre odakészíteni. (… és érdemes a mosdóba is idejekorán kimenni.)
• Azonban ahogyan egy tárgyalás során sem tennénk, egy videokonferencia vagy online megbeszélés alatt sem falatozhatunk vagy rágcsálhatunk.

2. Ami nemcsak az online megbeszélésekre igaz:

• Az üzleti élet egyik legfontosabb szabálya a pontosság – minden értelemben. Ahogyan egy személyes találkozóról vagy megbeszélésről sem illik késni, az online megbeszélés partnereit sem elegáns megvárakoztatni.

• Előfordulhat ugyanakkor, hogy a partnerek valamelyike késik, vagy technikai problémák miatt újra meg kell próbálnia a konferenciához való csatlakozást. Érdemes ezért egy kis small talk-ra is készülni. Néhány érdeklődő kérdés, (a kényszer szülte home office időszakban lehet arról érdeklődni, hogy van-e valamilyen izgalmas időtöltése a többieknek), vagy egy-két szakmai oldal, illetve könyv ajánlása azon partnerek az esetében is beválhat, akikkel még nem ismerjük annyira egymást.

• Ha többen is részt veszünk a beszélgetésben, és nem magától értetődő, akkor érdemes arról is megállapodnunk, ki vezeti az aznapi programot. Az irányított beszélgetés nemcsak hatékonyabb, de abban is segít, hogy elkerülhessük ez egyik legbántóbb bárdolatlanságot, a közbevágást, illetve félbeszakítást. (Ugyanakkor érdemes arra is figyelni, hogyha nem nálunk van a szó, a mikrofont kikapcsoljuk. A véletlen zajok nemcsak a többieket zavarhatják, de kéretlenül a figyelem középpontjába kerülhetünk (szó szerint), mert egyes konferencia programok (pl. Zoom), annak a személynek az képét mutatják automatikusan, aki a leghangosabb.)

• Egy kutatás szerint a videokonferencia azért is hatékonyabb, mint egy telefonkonferencia, mert a felek nem tudnak közben mással foglalkozni, mímelve mindössze a figyelmet. Ugyanakkor ahogyan a személyes megbeszélések során is bántó (és vét az üzleti etikett szabályai ellen), aki a telefonját nézegeti, üzeneteket írogat, közösségi oldalt böngész, ez az online megbeszélésekre is igaz.

3. Különleges szabályok videokonferenciára

• Ahogyan jó ötlet, ha semleges környezetet választunk a beszélgetéshez, súlyos bárdolatlanságnak számít a beszélgetőtárs környezetére megjegyzéseket tenni, vagy kérdezgetni a háttérben meghúzódó személyes tárgyakról.
• Úgy válhatunk figyelmes és kedvelt beszélgetőtárssá (és üzleti partnerré), ha a partnerünk azt érzi, hogy odafigyelünk rá, illetve az általa mondottakra. Ebből a szempontból a videokonferencia szerencsésebb eszköz ugyan, mint a telefonkonferencia, de nem adja az élő beszélgetés teljes élményét. Érdemes ezért néhány dologra külön is energiát fordítani:
  • Igyekezzünk a beszélgetés alatt a kamerába és nem a partnerünk arcát nézni, mert így lehet az az érzése, hogy tarjuk vele a szemkontaktust. Teljes figyelmünk az övé.
  • Tudatosan figyeljünk arra, hogy arcvonásaink barátságosak és pozitív érzelmeket tükrözőek legyenek, sőt – ha helyénvaló – nyugodtan mosolyogjuk is. Egyes kutatások szerint akadnak, akik a semleges arcot az érdeklődés hiányaként dekódolják, míg olyanok is, akik kifejezetten barátságtalannak látják a rezzenéstelen arcot.
  • Kutatásokból azt is tudjuk, hogy a hitelesség és a karizma legjobb nagykövetei az aktív kézgesztusok. Érdemes ezért olyan távolságban ülni a kamerától, hogy beszélgetőtársaink ne csak egy beszélő mellszoborral tarthassák a kapcsolatot, hanem a gesztusainkat is láthassák. S gesztikuláljuk olyan szabadon, ahogyan egy személyes megbeszélés során tennénk.
• Amennyiben a beszélgetést rögzíteni szeretnénk (és erre a technika lehetőséget ad) ehhez nemcsak az etikett szabályai miatt kell a többiek engedélyét kérni…

4. A megbeszélés vége

Ahogyan egy személyes megbeszélés során, az online megbeszélés végén is érdemes röviden összefoglalni az elhangzottakat, megismételni az elvégzendő feladatokat, felelősöket és határidőket, illetve emlékeztetőt készíteni. S természetesen elköszönni a többi résztvevőtől, mielőtt kilépnénk a platformról. Ugyanakkor számos kellemetlen pillanattól kímélhetjük meg magunkat, ha arról sem feledkezzünk meg, hogy az elköszönést követően azonnal kikapcsoljuk a mikrofont és a kamerát.

Az online kapcsolattartásra történő kényszer szülte átállás azok számára is megmutatta ezeknek a megoldásoknak a vonzó oldalát, akik korábban ódzkodtak tőle. Idő- és költséghatékonysága vonzó alternatívává teszi az üzleti és professzionális környezetben egyaránt. Érdemes hát egy elegáns és hatékony rutint kialakítani, figyelemmel arra, hogy egyre gyakrabban fordul majd elő, hogy ez lesz az a platform, ahol másokkal először találkozunk.

… és mint tudjuk: első benyomást, csak egyszer lehet tenni.

Az írás  a BUDAPESTLAB oldalán is olvasható.